Door de energietransitie hebben installateurs het tegenwoordig erg druk. Zonnepanelen, warmtepompen, en andere soorten technologieën moeten over het hele land geïnstalleerd worden. En dat met een groot tekort aan technisch personeel. Het blijft lastig om de planning en uitvoering van al deze projecten goed bij te houden in de digitale bedrijfssystemen. Nick Douma, commercieel directeur van ProfitFlow en OpusFlow, en zijn compagnons bedachten hier een oplossing voor. “Wij willen met OpusFlow een revolutie starten in de installatiebranche.”  

Drie jaar geleden is Douma samen met zijn compagnons Diego Smits en Joey Teunissen ProfitFlow gestart. Een softwarebedrijf dat zich focust op het optimaliseren van complexe bedrijfsprocessen.

Alle bedrijven hebben een IT-landschap, waarin allerlei softwareoplossingen zitten, zoals een ERP-systeem of CRM-systeem. Voor de complexe processen die daardoor niet goed worden afgevangen ontwikkelt ProfitFlow maatwerksoftware.

“De eerste stap was om het proces van A tot Z in kaart te brengen. Hieruit kwam een technisch voorstel om het proces efficiënter in te richten. Enerzijds om kosten te besparen, anderzijds om omzet te verhogen. Dat vertaalde zich in allerlei verschillende applicaties, in verschillende branches”, zo vertelt Douma.

“Dat kan zijn: een planningstool, een managementsysteem voor het magazijn, een bestelportal, het maken van een API-koppeling (dus het verbinden van verschillende systemen) of een productontwikkeling waarin we software echt bouwen als product. Dat laatste hebben we nu zelf gedaan met OpusFlow. We hadden al verschillende opdrachtgevers in de installatiebranche en waren zo bekend met alle processen, softwaresystemen en de uitdagingen. Zo kwamen we eind 2021 in contact met een groot installatiebedrijf met een ERP-systeem dat voor hun niet goed meer werkte.”

Wat is een ERP-systeem?
“ERP staat voor Enterprise Resource Planning. In principe is dat een systeem dat je als bedrijf gebruikt om de belangrijke bedrijfsprocessen te automatiseren en te beheren voor optimale prestaties. De kracht daarvan is dat op die manier alle informatie op één centrale plek blijft. En anderzijds betekent het dat je geen deeloplossingen hoeft te gebruiken. Idealiter heb je alle processen in één systeem, tenzij het echt niet anders kan.

Als organisatie wil je een versnipperd IT-landschap vermijden. Vooral de grote organisaties hebben belang bij een ERP-systeem. Zeker boven de twintig medewerkers wordt het steeds relevanter om de processen in goede banen te leiden.

Dat heeft te maken met het optimaliseren van alle bedrijfsprocessen: relaties beheren, projecten calculeren en factureren, voorraad inkopen en registreren, opdrachten plannen, projectmanagement, service en onderhoud, dashboarding, automatiseringen en human resources.”

Waarom is de grootte van de organisatie hier relevant?
“De bedrijfssoftware die dat grote installatiebedrijf gebruikte was voorheen het meest complete systeem voor de installateur, met name vanwege het legplan. Het is daarom een goed systeem voor de installateur die veel bij particulieren installeert. Het legplan dat een automatische materialenrekening genereert voor de offerte valt bij veel installateur in de smaak.

Voor de installateur in kwestie heeft het een hele lange tijd goed gewerkt, maar naarmate de organisatie is gaan groeien en de processen complexer werden waren veel modules binnen het pakket niet meer toereikend en de kosten stegen boven de baten. Voor een salesmedewerker die toegang heeft tot de intekenmodule, offerte, schouw en CRM betaal je al snel zo’n 270 euro.”

Hoe hebben jullie het OpusFlow-softwarepakket ontwikkeld?
“Om precies te begrijpen waarom installateurs ontevreden zijn met het huidige marktaanbod, hebben we uitgebreid onderzoek gedaan. Hierbij hebben we tot in de details uitgezocht wat de werkprocessen van installateurs zijn en wat de beschikbare software is hiervoor. Binnen ons onderzoek hebben we gekeken naar zowel de pakketten specifiek voor de installateur als de pakketten binnen de algemene installatiebranche.

Onze onderzoeksresultaten verklaren de ontevredenheid van installateurs. Om te beginnen zijn er heel veel verouderde softwarepakketten voor installatiebedrijven. Dit heeft bijvoorbeeld als gevolg dat applicaties niet beschikbaar zijn in de Cloud. Dat betekent dat de software niet op alle werklocaties beschikbaar is en er meer kosten verbonden zijn aan het onderhouden van een server.

Nog een ander nadeel van verouderde software is dat veel zogeheten legacy-applicaties slechts functioneel zijn opgebouwd. In veel gevallen is de software dan niet intuïtief en niet gebruiksvriendelijk. Installatiebedrijven hebben naar onze mening behoefte aan een intuïtief pakket waar iedereen fijn mee kan werken.

Daarnaast kwam tijdens ons onderzoek ook geregeld naar voren dat de software niet modulair was opgebouwd, waardoor het ook heel tijdsintensief is om dergelijke pakketten te implementeren binnen je organisatie.

Als laatste missen veel cruciale onderdelen in softwarepakketten die zich richten op een niche. Daardoor ben je als bedrijf genoodzaakt om bijvoorbeeld je voorraad in een ander systeem bij te houden, je planning in een Excel-sheet te zetten of zelfs de missende onderdelen apart op maat te laten maken.

Uit onze onderzoeksresultaten kunnen we concluderen dat we veel installateurs kunnen ondersteunen met een nieuw ERP-systeem dat aansluit op de processen en ambities van veel installatiebedrijven. We willen met OpusFlow een revolutie starten in de installatiebranche.

Dit willen we doen door installatiebedrijven toegang te geven tot de nieuwe generatie bedrijfssoftware. We hebben dit pakket het afgelopen jaar ontwikkeld met een getalenteerd team ontwikkelaars. Met alle modules die terug zijn te vinden in ons systeem zijn we echt het meest complete ERP-systeem voor de duurzame installateur op dit moment.”

Wat is het verschil tussen ProfitFlow en OpusFlow?
“ProfitFlow is hoofdzakelijk een dienstverlener. Dus wij werken bij ProfitFlow op projectbasis, echt vraaggestuurd. Dus stel: een organisatie heeft een probleem. Dan gaan wij vanuit een consultancyrol kijken hoe we dat probleem kunnen oplossen met softwareontwikkeling. Daar komt het op neer. En OpusFlow is een product dat je afneemt tegen een vaste prijs per gebruiker.

Dat is ook goed om te vermelden. Heel veel ERP-systemen of leveranciers van bedrijfssoftware hebben een complexe prijsstrategie. Wij hebben ervoor gekozen om alles zo transparant en eerlijk mogelijk op te stellen. Dus je hebt simpelweg één prijs – à 89 euro – voor een gebruiker en hebt toegang tot alle modules, tenzij anders aangegeven in het systeem.”

Wat is in deze context een module?
“Elke module vertegenwoordigt een proces binnen je organisatie. De verzameling van al deze modules zorgen voor de totaaloplossing.

Wij hebben ze chronologisch geordend. In het CRM-systeem vindt alle relatiebeheer plaats, zoals mailwisselingen, bedrijvenbeheer, contactpersonen van bedrijven, et cetera. Het klantportaal is meer gericht op de klant van de installateur, daarom vindt je daar alle documenten terug. Ten slotte hebben we nog de modules calculatie en offerte.

Ten slotte hebben we een aparte workflow gebouwd binnen het ERP-systeem, speciaal voor de installateur, waarin zij daken kunnen intekenen. Vanuit de materiaallijst wordt ook direct de materialenrekening opgebouwd. De prijzen haalt het systeem op met koppelingen vanuit de leveranciers. Op die manier kun je binnen enkele klikken een offerte uitbrengen bij een klant.”

In hoeverre is jullie softwarepakket uniek?
“Deze techniek zie je ook wel terug in andere pakketten, maar de kracht van OpusFlow is juist de connectie met alle andere modules. Op basis van je materialenrekening kun je dus ook kijken of je materialenlijst overeenkomt met wat je in je voorraad hebt.

Vanuit de materialenlijst kun je dan weer keuzes maken als bedrijf en kan je op dat moment binnen het systeem bepalen om extra voorraad in te kopen of te reserveren. Ten slotte is de planning gekoppeld met de voorraad, waardoor wij er een totaaloplossing van kunnen maken voor installateurs.”